Un document numérique a-t-il une valeur légale ?

Oui à condition de l’avoir déposé dans un coffre-fort électronique...

Explication de texte :

Un document numérique stocké sur votre disque dur ou sur un espace de stockage "classique" n’a pas de valeur légale

A priori, si vous produisez un document numérique devant un juge, ce dernier vous demandera d’où vient ce document.

Si ce document est stocké sur votre disque dur ou sur espace de stockage en ligne classique, rien ne garantira au juge de la date de création de ce document et de son intégrité. En bref, ce document n’aura pas de valeur légale.

Des normes techniques permettent de fournir une valeur légale un document numérique

Des normes techniques de stockage de documents ont été définies pour remédier à ce problème. Tout document stocké sur un système répondant à ces normes bénéficie alors d’une valeur légale appelée aussi valeur probante (Art. 1348 aliéna 2 du Code Civil).

Ces normes sont aujourd’hui de plus en plus utilisées dans le domaine professionnel pour le stockage et l’archivage des documents de l’entreprise (factures, contrats, fiches de paies, etc.).

Officeo garantit la valeur légale des documents déposés dans votre coffre

Pour votre coffre-fort Officéo, nous avons fait appel à une société tierce spécialiste de ce type de stockage : Novapost.

Un document déposé dans votre coffre Officéo bénéficie donc d’une valeur probante si vous deviez le produire devant un juge ou un fournisseur. Officeo et Novapost pourrons garantir que le document déposé au coffre (1) a bien été déposé à telle date dans le coffre (2) est rigoureusement identique aujourd’hui au document déposé.

En savoir plus sur les normes

A propos des normes de stockage à valeur probante, en voici la liste : Afnor NF Z42-013, ISO 14721, ISO 15489, MoReq.

Ces normes sont basées sur les valeurs suivantes :

Intégrité : Tous les dépôts de documents électroniques dans le coffre-fort numérique se font de manière à garantir l’intégrité de vos données dans le temps.

Horodatage et signature électronique : En fonction des besoins des particuliers, une fonction d’horodatage (date et heure certaine) et de scellement par signature électronique peut être mise en place permettant notamment de faire de l’archivage légal des documents nativement électroniques.

Traçabilité : Les opérations de dépôt et de téléchargement de documents effectuées par le particulier au sein du coffre-fort numérique font l’objet d’une traçabilité à valeur probante de tous les instants.

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